Gmail tuning

Pokiaľ ste sa rozhodli používať či už Gmail poštu alebo Google Apps účet, určite oceníte pár rád k možnostiam ako si v rámci neho zjednodušiť prácu. Povieme si o funkciách "Labs", ktoré rozširujú možnosti správy pošty v rozhraní od Googlu, ako aj o pár zaujímavých natívnych funkciách pošty.

Rozhranie pošty v Google Apps, ako sme si už v minulosti spomenuli, je identické rozhraniu pošty Gmail. Rozdiel je prakticky len vo vlastnom logu. Prihlásiť sa do Google Apps účtu nemusíte zákonite len cez priamu adresu, napr. posta.fiktivnafirma.sk, ale rovnako ako užívatelia služby Gmail na adrese www.gmail.com. Systém vás automaticky rozozná ako užívateľa Google Apps a následne vám konto otvorí.

Ale poďme ďalej na nejaké vychytávky pošty od spoločnosti Google:

Takou elementárnou záležitosťou, známou aj napríklad z Microsoft Exchange, je automatické odoslanie správy, tzv. "out of office", ktoré užívatelia využívajú hlavne v prípade dovolenky či služobnej cesty, počas ktorej nebudú mať prístup na internet. Nastavenie nájdeme, tak ako mnohé iné základné nastavenia v účte Google Apps/Gmail pod "ozubeným" koliečkom vpravo hore vedľa vašej emailovej adresy:

004

Hneď v prvej záložke nájdeme takmer úplne dole nastavenia automatickej odpovede počas nedostupnosti:

006

Po aktivovaní možnosti "Automatická odpoveď počas voľna zapnutá" nastavíme dátum, kedy sa automatické odpovede začnú odosielať. Ako voliteľnú možnosť máme aj nastavenie konca tohto časového úseku. V opačnom prípade ho musíme deaktivovať ručne pri nasledujúcom prihlásení sa do služby. Zaujímavou vlastnosťou automatickej odpovede je, že pokiaľ vám niekto odošle viac emailov, automatická odpoveď sa odošle len raz za štyri dni, o čom vás informuje aj samotná služba v nastaveniach. Pri nastavení nezabudnite napísať predmet odpovede ako aj samotný text, kde informujete príjemcu o tom čo sa deje, kedy sa vrátite, prípadne informujete o zastupujúcej osobe. Dve spodné zaškrtávacie polia rozširujú možnosti služby. V prvom prípade aktivujete odosielanie automatickej odpovede v čase nedostupnosti len pre osoby, ktoré máte v kontaktoch. Druhé políčko, dostupné len v účte Google Apps, aktivuje zasielanie týchto odpovedí len v rámci vlastnej domény.

 

Medzi ďaľšie natívne funkcie Gmailového konta patrí tzv. "nová doručená pošta". Jedná sa o funkciu rozdelenia priečinka doručenej pošty tak, aby ste napríklad v hornej časti mali všetky neprečítané správy. Takýmto spôsobom viete mať stále po ruke všetky neprečítané správy aj v prípade, že sa jedná o emaily, ktoré sú staré niekoľko dní a v klasickom zobrazení ich už dávno predbehli novšie otvorené správy. "Najskôr neprečítané" je len jedna z možností. Taktiež si môžme vyfiltrovať a nechať zobraziť navrchu ohviezdičkovanú poštu, prípadne dôležitú alebo prioritnú:

 003

 

"Dôležitá pošta" je jednou z mladších vychytávok pošty v Gmail/Google Apps rozhraní. Jedná sa vlastne o algoritmus, pomocou ktorého jednoduchým spôsobom dokážete svoju Gmailovú schránku učiť, ktoré emaily má pokladať za dôležité a ktoré nie. Gmail (a teda aj Google Apps) samotný sa od začiatku snaží detekovať, ktoré emaily sú pre vás dôležité a sám ich tak označuje. Pokiaľ sa pomýli, rovnakým spôsobom ako správu označíte ako dôležitú, tak isto ju aj odznačíte:

007

 Po označení alebo odznačení, nás rozhranie Gmail/Google Apps upozorní o vykonanej akcii:

008

Postupom času sa vám Gmail/Google Apps účet odvďačí inteligentným označovaním správ, čím vám šetrí čas, ktorý venujete čítaním a prácou s poštou. Samozrejme, existovať sa dá aj bez používania tejto funkcie, respektíve s jej ignorovaním.

 

"Filtre" správ, spolu s "Nálepkami" vedia podstatne sprehľadniť užívateľské prostredie vašej Gmail/Google Apps schránky. Filtre nájdeme priamo v nastaveniach:

016

 

Keďže v novovytvorenom účte Google Apps žiadny filter nebudeme mať, musíme si ho vytvoriť. Stačí kliknúť na "Vytvoriť nový filter" a následovať sprievodcu. Možností je naozaj veľa. Najprv vytvoríme kritérium vyhľadávania, čiže "na ktoré správy sa filter má aplikovať":

017

A potom zadefinujeme "čo sa s danou správou má urobiť". V našom prípade ideme vytvoriť menovku (nálepku), ktorou sa označí každá správa z horeuvedenej adresy:
:

018

Následne sa nám zobrazí táto "Menovka" (alebo nálepka, či štítok) v ľavej strane hlavného okna. Po kliknutí na menovku nám rozhranie Gmail/Google Apps vyfiltruje všetku komunikáciu, ktorá spĺňa dané kritéria. Takýto panel môže vyzerať aj takto:

019

Prácu s menovkami si rozoberieme niekedy podrobnejšie.

Teraz sa pozrieme na pár "fičurín" označených ako "Labs". Labs sú rozšírenia funkcionalít danej služby. V našom prípade sa jedná o službu pošty a my si povieme pár slov o tých, ktoré sa oplatí, samozrejme zdarma v rámci služby, aktivovať. Aktivácia prebieha jednoduchým zakliknutím políčka "Povoliť" v rozhraní Nastavenia/Labs. Funkcií, ktoré Labs aktuálne ponúkajú je takmer 50. Nebudeme sa venovať všetkým, záujemci si ich sami môžu prezrieť a prípadne vyskúšať vo svojom vlastnom účte, ale len o tých, ktoré ja sám používam.

010

 

"Predvoliť možnosť „Odpovedať všetkým“. Pokiaľ sa v poli "Komu" alebo "Kópia" nachádza viacero príjemcov, táto funkcia zabezpečí, že po kliknutí "Odpovedať", budete odpovedať všetkým zúčastneným, nielen odosielateľovi:

011

 

"Ukážka správy" je ďalšia obľúbená funkcia. Emaily, ktoré neriešim okamžite ale hodlám ich riešiť v krátkej budúcnosti, označujem ich ako neprečítané, aby som ich mal vyselektované navrchu. Táto funkcia nám povolí prečítať obsah mailu bez toho, aby bol označený ako prečítaný, takže mi šetrí pár klikov. Stačí na správu kliknúť pravým tlačítkom myši a správa sa nám zobrazí:

012

 

V čase, keď v Gmali nebola implementovaná spomínaná funkcia "nová doručená pošta", sa v Labs objavila zaujímavá fičurina, ktorú osobne používam do dnešných dní: "Viaceré priečinky doručenej pošty". Jedná sa o veľmi podobnú funkciu s tým, že môžme mať naraz zobrazených viacero priečinkov jednej doručenej pošty a v každom môže byť iné triedenie emailov. Ja osobne mám teda dva extra priečinky a to "Rozpísané emaily" a "Neprečítané emaily". V prípade aktivácie tejto funkcie ju editujeme na vlastnej záložky panela "Nastavenia":

014 

 

"Vopred pripravené odpovede" je naozaj parádna funkcia. Pokiaľ často píšete nejaké ponuky, kde máte v podstate opakujúci sa text, prípadne často odpovedáte rovnakými odpoveďami na časté otázky, toto Labs rozšírenie vás urobí šťastnými. Pri nastavovaní nezabudnite, že tieto odpovede sa uložia ako "rozpísané správy", preto si ich nevymažte:

020

Tieto pripravené odpovede spravujete priamo v okne nového emailu:

021

 

Ak sa vám často krát stáva, ako mne, že ruky pracujú rýchlejšie ako hlava, dáte mi za pravdu, že toto je niečo bez čoho nemôžte v prostredí elektronickej pošty existovať: "Zrušiť odosielanie". Čarovná funkcia, dávajúca vám niekoľko sekúnd po odoslaní čas na rozmyslenie, či verzia emailu bola finálna alebo ste ešte niečo mohli doplniť, či zmeniť. Napríklad príjemcu :):

022

 

A na záver jedna taká "blbôstka", funkcia Labs pod názvom "Zelený robot".  V prípade, že chatujete s niekym, kto je prihlásený zo svojho Android zariadenia, zobrazí sa miesto klasického statusového koliečka androidovský robot. Takto aspoň viete, že máte mať strpenie, pretože ten na druhej strane vyťukáva správy prstom na displeji ;)

 015

V záložke "Labs" je toho podstatne viac. Určite keď budete mať čas, sa tam pozrite a vyskúšajte si nejaké tie vychytávky. Možno tam nájdete funkciu, ktorej doterajšia absencia vás privádzala do zbláznenia. Taktiež som nespomenul možnosť vizuálneho tuningu v záložke "Motívy", keďže sme sa venovali hlavne tuningu funkčnému. Asi to bude aj tým, že odjakživa používam základný dizajn, ale možno niekedy nabudúce sa pozrieme aj na vizuálnu stránku vášho obľúbeného správcu elektronickej pošty. A ak máte k čomukoľvek otázku, kľudne nám zanechajte pod článkom odkaz. Ak budem vedieť, rád odpoviem.

Ohodnoťte článok
(4 hlasov)
Dušan Beláň

Zakladateľ a (zatiaľ) hlavný administrátor projektu WebNaKľúč, aktívny fotograf a lektor. Záujmy: umenie, fotografia, knihy, marketing, bicykel, príroda, technológie.

Webová stránka: www.webnakluc.sk

Zanechajte komentár

Uistite sa, že ste vyplnili polia označené (*) r. HTML kód nie je povolený.

návrat hore

Kariéra

Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.:
* dlhodobo hľadáme administrátorov (Joomla!, php, validita)
* taktiež obchoďákov na ŽL (provízny systém)

Kontakty

mob.: +421 905 747 623
mail: Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.
office: FOCUS consulting & trade
            Edmunda P. Bárdoša č. 184
            027 32  Habovka
SK-NIC: DUAN-0264

 

Social Media Center

Social media

Google Apps Center

Google apps